Policy e procedure per garantire la privacy del cliente mentre fornite servizi di controllo

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Generalmente le aziende ripongono una immensa fiducia nei loro fornitori di supporto IT. Tradizionalmente gli amministratori di rete, avendo accesso agli “ingranaggi” dei server, possono visualizzare, se lo desiderano, qualunque dato aziendale o relativo ai clienti.

Alcuni dei vostri clienti potrebbero avere considerato però le implicazioni di tale situazione. Quando voi e il vostro staff accedete da remoto a server e computer, potete infatti visualizzare informazioni privilegiate che devono essere mantenute confidenziali.

Sia che i vostri clienti si siano posti o meno il problema di una possibile violazione della privacy dovuta a interventi di assistenza, voi  dovete valutare questa situazione e allestire sistemi e procedure in grado di dissipare qualunque preoccupazione in merito. Di seguito sono indicati tre passaggi che possono aiutarvi a garantire la privacy in caso di interventi di supporto remoto:

 

  1. Istruire il proprio team interno – Tutto il vostro staff deve conoscere le proprie responsabilità in modo dettagliato per quanto riguarda la privacy e la riservatezza. Tali responsabilità possono (e devono) essere riportate nei contratti dei dipendenti.

 

  1. Creare una informativa sulla privacy – Create una informativa sulla privacy relativa al supporto remoto e consegnatela ai vostri clienti. Enfatizzate il fatto che voi e il vostro team vi impegnate a trattare come riservate tutte le informazioni con cui entrerete in contatto durante lo svolgimento del vostro incarico di assistenza.

Se avete istruito il vostro team sul tema della privacy e lo avere obbligato contrattualmente a rispettarla, potete evidenziare questo impegno nella vostra informativa sulla privacy.

  1. Valutare attentamente se vale la pena optare per il supporto senza operatore – Molte soluzioni di supporto remoto offrono la possibilità di scegliere il cosiddetto “supporto senza operatore”. Tale opzione vi consentirebbe di accedere ai PC da remoto senza richiedere l’autorizzazione necessaria per avviare una sessione.

Ovviamente questa opzione può essere molto utile se voi o il vostro team dovete lavorare al di fuori degli orari lavorativi. Essa consente inoltre di semplificare le procedure, poiché elimina la necessità dell’intervento di un operatore.

In termini di privacy essa può risultare tuttavia controproducente. Se per avviare una sessione remota è necessario richiedere ogni volta un permesso utente, il cliente non potrà sollevare sospetti o dubbi sul vostro operato. Se lavorate con clienti attivi in settori in cui il rispetto della privacy è di vitale importanza, potrebbe essere consigliabile rinunciare all’opzione del supporto senza operatore.

Se da un lato molti dei vostri clienti potrebbero avere un atteggiamento rilassato per quanto riguarda problemi come questo, ciò non significa che non apprezzeranno il fatto che prendete molto sul serio il problema della privacy. Se poi un giorno la vostra azienda dovesse essere accusata di irregolarità, sarete contenti di avere seguito questi semplici passaggi.

Avete previsto delle policy e delle procedure in grado di risolvere il problema della privacy? Raccontateci come avete cercato di dissipare i dubbi dei vostri clienti aggiungendo un commento qui di seguito!

 

 

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