Sei strumenti (per lo più) gratuiti per ottenere il massimo dal vostro team IT

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Provate a immaginare: vi state recando nella stanza dei server in seguito ad un allarme lanciato da uno dei vostri server. Mentre passate davanti a un ufficio, un manager vi dice: “Quando torni alla tua scrivania, potresti sbloccare l’account Windows di John Smith?” Fate altri due passi e nel corridoio vi si avvicina un’altra persona che, in modo agitato, vi dice che sta avendo “ancora quel problema” con la sua casella di posta crittografata. Finalmente riuscite a raggiungere la stanza dei server quando qualcuno bussa alla porta e vi dice: “So che sei preso, ma…”

Una giornata tipica di un amministratore IT, vero? Definiamo le priorità delle nostre attività e, quando le priorità sono tutte uguali, adottiamo il metodo “primo arrivato, primo servito”. Il problema è che iniziamo a sentirci sovraccarichi già alla seconda richiesta verbale. Un’altra complicazione è dovuta al fatto che le persone non vogliono aspettare il proprio turno. Se siete impegnati, troveranno qualcun altro all’interno del team IT e faranno nuovamente la loro richiesta. Ad un certo punto scoprirete che il vostro team sta perdendo tempo occupandosi due volte della stessa cosa, trovando magari soluzioni diverse.

Una risposta a questo problema consiste nell’implementare un sistema di ticket per tutte le richieste di interventi IT. Questo metodo funziona per le organizzazioni di grandi dimensioni, ma per un piccolo team composto da tre persone può trasformarsi in un peso. L’apertura, l’assegnazione, il monitoraggio e la chiusura di un ticket per il ripristino di una password triplica il tempo necessario a ripristinare la password.

Desidero quindi condividere con voi sei strumenti (per lo più) gratuiti che ho trovato per migliorare il flusso di lavoro e ottenere il massimo dal vostro team IT.

Il sistema di e-mail che state già utilizzando

Abbiamo tutti un sistema di posta, quindi sfruttiamolo. La mia azienda ha creato una casella di posta condivisa per il reparto IT, chiedendo che tutte le richieste di assistenza siano inviate a questo indirizzo. Qualcosa simile a IT-Req@company.com. In questo modo evito di dimenticarmi ciò che gli utenti mi hanno detto mentre correvo per il corridoio. Inoltre ciò consente sia a me sia a loro di avere una traccia della data in cui è stata fatta la richiesta, nonché i dettagli della stessa. Siamo inoltre in grado di monitorare il progredire della richiesta attraverso la catena di messaggi.

Poiché la maggior parte dei sistemi supporta il flagging delle priorità e la creazione di sottocartelle, la casella della posta in arrivo fa da coda, consentendo di evidenziare determinate richieste e utilizzare le sottocartelle per distribuire il lavoro in base ai tecnici, ai progetti, alle categorie, ecc. È quindi possibile adattare questo sistema alle specifiche esigenze aziendali.

Google Drive https://www.google.com/drive/ OPPURE Dropbox https://www.dropbox.com/

Non sono le uniche due soluzioni e si discute molto riguardo a quale delle due sia la migliore soluzione cloud per la condivisione dei file. Tutti però sono d’accordo nell’affermare che queste due soluzioni sono ottime per la condivisione e il backup dei file. Il nostro team ne usa una come repository principale per la documentazione IT (configurazioni, procedure o la nostra knowledge base contenente problemi e soluzioni). In questo modo, indipendentemente dal fatto che siamo in ufficio o presso un utente remoto, abbiamo sempre a disposizione della documentazione aggiornata.

Un account Dropbox gratuito parte da 2 GB di spazio (si può arrivare a 16 GB), mentre un account Google Drive gratuito offre 15 GB di spazio. Per $10/mese entrambi offrono 1 TB di spazio, tuttavia Google Drive offre anche un incremento più piccolo di 100 GB per $2/mese.

Sebbene l’offerta di Google Drive sia più flessibile, personalmente preferisco Dropbox perché sembra disporre di una quantità maggiore di applicazioni add-on, che ne migliorano le funzionalità. Sto parlando di cose come la firma elettronica dei documenti, la crittografia, la gestione dei file e persino i podcast e il web hosting. Alcune funzionalità utili per il nostro ambiente sono…

Send to Dropbox https://sendtodropbox.com/

Send to Dropbox consente a chiunque di inviare un allegato e-mail direttamente a Dropbox. Basta creare un account e-mail su sendtodropbox.com e poi inviare gli allegati via e-mail a quell’indirizzo. Gli allegati appariranno quindi nella cartella Allegati della vostra casella. Questo significa che non avete bisogno di una app Dropbox sul vostro telefono o dispositivo mobile per mettere degli allegati nella vostra casella. Potete allegare qualcosa a un’e-mail, quindi inviare tutto a Dropbox.

Mihand http://www.mihand.com/home

Questa mi piace molto. Questa piccola app consente di organizzare i documenti all’interno di Dropbox integrando la funzionalità di tagging nella convenzione di assegnazione dei nomi. Anziché creare una struttura di cartelle annidate in Dropbox, Mihand crea per voi una struttura virtuale. Basta aggiungere degli hashtag ai nomi dei file o dei tag ai nomi delle cartelle. L’app li utilizza automaticamente per classificarli e organizzarli tutti.

Potete persino aggiungere tag multipli ad un file affinché appaia in più categorie. È un po’ come il tagging dei post all’interno di questo blog. Spesso avviene che ciascun post rientri in più di una categoria. Questo vale anche per le informazioni contenute nella maggior parte dei vostri documenti. Con l’aumentare della quantità di documenti, questa app si rivela molto utile quando un membro del team sta cercando qualcosa di specifico.

IFTTT https://ifttt.com/

Questa app è davvero magica e la sua genialità può rivoluzionare il modo in cui lavorate. La sigla sta per “If This, Then That” e questa app introduce la potenza della condizione di programmazione “if” in tutte le vostre funzioni multiapplicazione. In altre parole, quando avviene un’azione l’app ne scatena automaticamente un’altra. IFTTT si collega a centinaia di siti e web app attualmente più popolari, tra cui Dropbox, Google Calendar, RSS feeds, Facebook e persino MS Outlook.

Per esempio, è possibile impostare IFTTT sul proprio dispositivo Android affinché utilizzi i dati della propria posizione per scrivere automaticamente in un documento “work log” su Dropbox e monitorare automaticamente gli orari del team presso le varie sedi. È inoltre possibile impostare la app affinché ogni volta che si carica una foto sulla pagina Facebook della propria azienda, una copia di tale foto venga scaricata automaticamente in una specifica cartella di Dropbox. Il sito web di IFTTT contiene tantissime di queste “ricette” pronte all’uso, scaricabili e utilizzabili immediatamente; in alternativa, potete creare le vostre. Non c’è alcun limite all’automazione di IFTTT.

Google Hangouts http://www.google.com/hangouts/

Con quest’ultima app ci allontaniamo finalmente da Dropbox. Molti considerano Hangouts una semplice video chat per familiari e amici, tuttavia le sue funzionalità possono essere molto utili per le aziende. La app consente di vedere e sentire più persone, nonché di collaborare su documenti nel cloud, condividere la propria schermata o eseguire app di terze parti.

La versione gratuita non offre tutte le funzionalità di uno strumento commerciale come WebEx o GoToMeeting, tuttavia è ottima per mettere in contatto il proprio team e collaborare da luoghi diversi. Esiste ovviamente anche una versione a pagamento di Hangout.

E voi quali strumenti di workflow trovate utili per il vostro lavoro? Fatemi sapere e nel frattempo divertitevi a provare quelli che vi ho suggerito.

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