Cloud Archiving 101: una guida per gli amministratori IT

Postato il

L’integrazione del sistema di e-mail esistente con un sistema di archiviazione cloud di terze parti può offrire agli utenti finali notevoli vantaggi, spiega Danny Bradbury.
Poiché si trova alla base di tantissime comunicazioni aziendali quotidiane, l’e-mail rappresenta un servizio di tipo mission-critical per moltissimi dipendenti aziendali. Le aziende devono gestirla con cura, monitorandone costantemente le prestazioni. Nella lotta per la gestione efficace delle e-mail c’è un’arma che viene spesso sottovalutata: l’archiviazione.
Se pensate che la messaggistica istantanea e i social media stiano uccidendo l’e-mail, ripensateci. Secondo la società di ricerche di mercato Radicati Group, il numero di account e-mail aziendali è in rapida crescita. Nel 2013 ce n’erano 929 milioni. Quest’anno ce ne saranno 1,02 miliardi, pari a un aumento del 10%. Nel 2017 aumenteranno dell’11,4% e saranno 1,14 miliardi.
Sono diversi i motivi per cui il mantenimento delle e-mail è importante per le aziende. Ecco alcuni esempi:
Conformità legale. Le normative settoriali potrebbero richiedere che un’azienda conservi le proprie comunicazioni. In caso di controversie legali, potrebbe essere necessario mostrare le e-mail inviate dai dipendenti.
Conservazione delle informazioni. Le e-mail sono un repository delle informazioni aziendali. Le esperienze e le competenze dei dipendenti sono spesso conservate all’interno delle e-mail. Se le aziende non trattengono queste informazioni, esse andranno perse per sempre.
Scoperta di informazioni. I manager più abili potrebbero essere in grado di estrarre metadati dalle e-mail per scoprire cose utili sui flussi di lavoro aziendali. Ciò può generare informazioni accurate che consentono di migliorare l’efficienza del business.
Evitare gli errori degli utenti. Persino il dipendente più attento potrebbe cancellare qualcosa per sbaglio. Archiviazione e backup consentono di rimediare agli errori, risparmiando potenzialmente tempo e denaro.
Prevenzione dei problemi di performance
La conservazione di tutte queste informazioni è tutt’altro che semplice. Le vecchie versioni di Exchange limitano il numero di oggetti che possono essere salvati in una singola cartella e, quando si supera questo limite, le prestazioni di Outlook possono risentirne notevolmente.
Persino nelle versioni più recenti di Exchange la conservazione di caselle di grandi dimensioni può influire sull’efficienza e sulle prestazioni delle connessioni Outlook verso lo storage dei messaggi in hosting. Sebbene le quote delle caselle di posta siano in teoria illimitate nelle versioni on-premise di Exchange 2013, sarebbe da pazzi prendere in considerazione questa opzione.
Caselle troppo grandi o addirittura illimitate creano alla lunga problemi a livello di pianificazione delle capacità e dimensionamento delle partizioni su disco; questi problemi possono a loro volta causare interruzioni dei servizi in momenti inopportuni.
Se le caselle di posta non vengono gestite, possono creare problemi per le aziende, le quali contattano gli amministratori per ricevere delle spiegazioni. Poiché le chiamate all’help desk riducono la profittabilità, gli amministratori devono cercare di evitarle per potersi concentrare su altre cose. Quando si tratta di problemi a livello di prestazioni, un kilobyte di prevenzione vale quanto un gigabyte di cura.

snappa-1453923399

La risposta è nel cloud
L’archiviazione delle caselle di posta Exchange aiuta a prevenire questi problemi, tuttavia questo processo comporta molto lavoro per gli amministratori, che devono gestire l’infrastruttura di storage, le procedure di archiviazione e il backup dei dati archiviati.
Come minimo, sarebbe necessario investire ulteriormente nell’infrastruttura di storage. Questi investimenti, insieme all’acquisto di attrezzature ridondanti e unità rack per gestirle, sono necessari persino se utilizzate l’economico storage SATA.
L’archiviazione nel cloud tramite una terza parte evita agli amministratori un’attività necessaria ma poco profittevole, affidandola ad esperti in grado di gestire l’intero processo. Offre inoltre ad amministratori e aziende vari benefici.
Oltre al miglioramento delle prestazioni, i backup sono automatici. Gli archivi di e-mail sono duplicati automaticamente negli ambienti cloud, il che può essere utile per le aziende preoccupate del ripristino e della disponibilità dei dati.
Le aziende che utilizzano l’archiviazione nel cloud possono usufruire di servizi di livello enterprise senza alcun investimento di capitale iniziale. Poiché è improbabile che l’archiviazione generi una notevole quantità di profitti, è necessario mantenere bassi i costi.
I vantaggi economici
Dal punto di vista economico, i benefici dell’archiviazione possono essere considerevoli. Osterman Research prende come esempio un’azienda con 500 utenti che deve rispondere a una richiesta di e-discovery o auditing normativo. La società di ricerca fa riferimento ad esempi tratti dal mondo reale quando presuppone che i dati siano conservati localmente su 500 nastri di backup e che ciascun nastro impieghi 30 minuti per caricarsi su un server di ripristino ed essere copiato su un repository centrale. Ci vorrebbero 24 ore per gestire i file PST corrotti e i nastri non leggibili, oltre a 320 ore uomo affinché il personale dell’ufficio legale analizzi i dati manualmente.
Secondo gli analisti di Osterman, il personale IT di questa azienda dedicherebbe 250 ore uomo al ripristino dei dati dai nastri, per un costo totale di $10.538. Il personale legale costerebbe $64.000 (320 ore a $200 l’ora) e l’elaborazione delle informazioni costerebbe in tutto $74.528. Con un sistema di archiviazione accessibile direttamente, questa cifra sarebbe almeno dimezzata.
Le cifre reali possono naturalmente variare in base alle circostanze, tuttavia questa analisi mostra come una strategia efficace di conservazione delle e-mail (attuata dagli amministratori con l’aiuto di un servizio cloud) possa offrire alle aziende un notevole vantaggio economico. La gestione dell’archiviazione insieme a un partner cloud può offrire alle aziende tranquillità, consentendo loro di concentrarsi sulle innovazioni in altre aree, come ad esempio la fornitura di servizi e applicazioni. Le aziende non devono più occuparsi di questa funzione e possono concentrarsi sulle attività aziendali d’importanza critica. Per finire, le aziende possono anche risparmiare molto. Si tratta di una partnership che vale la pena prendere in considerazione.

vuoi saperne di piu? visita http://www.maxfocus.it

Rispondi

Effettua il login con uno di questi metodi per inviare il tuo commento:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...